🚂Шаховская — поселок на западе Подмосковья, возникший больше века назад при строительстве железной дороги и названный в честь княгини-меценатки. Команда МБУК «Шаховская централизованная библиотечная система» решила покорить свою профессиональную вершину. Маршрут восхождения проложен по федеральному проекту «Производительность труда». Картой восхождения стало коробочное решение «Организация процесса формирования библиотечного фонда муниципальной общедоступной библиотеки». Проводником для организации выступила Валерия Токарева — руководитель проекта
🧗🏼♂️Два месяца рабочая группа ЦБС шла вверх, оставляя внизу потери времени, ручную сверку книг и бесконечные ожидания. И на вершине их встретили четкие процессы и рабочие инструменты бережливости.
Как проходило восхождение:
📚Первым покоренным склоном стала приемка партии литературы от издательства. Раньше на сверку ста книг с накладной уходило 36 минут. Книги в упаковке лежали вразнобой, два человека тратили время на поиск нужного экземпляра. Команда внесла в договор с поставщиком требование укладывать книги с сортировкой по филиалам, внедрила автоматический Excel-шаблон для сверки, а главное, совместно с руководителем проекта и аналитиками ОЦК разработали и внедрили голосового помощника с 2D-сканером. Благодаря этому решению в перспективе процесс сможет вести всего один специалист, а уже сейчас время приемки сократилось до 25,7 минуты – и это быстрее на 28,6%.
🗂Следующим этапом стала обработка той же партии перед отправкой в библиотеки-филиалы. Раньше сотрудники работали как альпинисты в связке, но последовательно: один заканчивал — другой начинал. Возникали простои, «узкое горлышко», лишняя сортировка на промежуточном стеллаже. Весь цикл обработки ста книг тянулся на 45,1 часа. Команда исключила стеллаж, перевела работу в параллельный режим — каждый библиотекарь теперь занимается своим филиалом независимо. Результат: 30,2 часа на партию. Снижение на 33%.
🔖Участок каталогизации с элементами обработки на десять книг отнимал 266,2 минуты. Сотрудник вручную ставил инвентарные номера, штамп на 17-й странице, вклеивал кармашки и листы возврата, печатал формуляры, от руки заполнял инвентарную книгу. Часть этих операций не требовалась законодательством. Команда закупила автоматические нумераторы и утвердила локальный акт, отменяющий избыточную техобработку. Итог: 177,9 минуты – сокращение на 33,1%.
📲Команда поднялась выше и оглядела цифровые сервисы. Разработали SMM-стратегию для ВКонтакте с рубриками и контент-планом и удовлетворённость подписчиков взлетела с 67,7% до 93,7% (плюс 26%). Настроили канал в мессенджере MAX: портрет аудитории, график публикаций, мониторинг KPI — удовлетворенность выросла с 77,7% до 91,6% (плюс 13,9%). А афиши для этого канала теперь создают в онлайн-сервисе Supa: раньше на одну уходило 19,2 минуты, сейчас – 13 минут. Минус 32,3%.
На итоговом совещании команду поздравила Светлана Суглобова — заместитель руководителя Отраслевого центра компетенций. Она подчеркнула, что комплексный подход к работе и искреннее участие всего коллектива стимулируют прогресс. И добавила важное, что работа с организацией не заканчивается, на базе организации будут разрабатываться лучшие практики по голосовому помощнику и электронной тетради для справок с Дашбордом для дальнейшего масштабирования в рамках проекта.
Команда Шаховской централизованной библиотечной системы доказала, что даже самый крутой склон можно покорить, если не бояться менять привычный маршрут.
✨Поздравляем коллег! Пусть следующие высоты будут такими же уверенно взятыми.
Подписывайтесь на наш канал в МАХ
#ФедеральныйПроект #ПроизводительностьТруда #ОЦК #Культура #лучшиепрактики #коробочныерешения #ОтраслевойЦентрКомпетенций #ПроектныйОфис #Культураулучшений
