У любого путешествия есть навигатор. В МАУК «Межпоселенческая централизованная библиотечная система» Дивеевского муниципального округа его роль сыграло коробочное решение «Организация процесса формирования библиотечного фонда муниципальной общедоступной библиотеки». Возглавила экспедицию Оксана Ткаченко — руководитель проекта Отраслевого центра компетенций. Команда библиотеки взяла курс на бережливость.
🗺️Два месяца они прокладывали новый маршрут: от хаотичных закупок до системного прозрачного комплектования, от потерянных должников до возвращенных книг, от лабиринта указателей до понятной навигации. Маршрут был сложный, но интересный. И вот, наконец, состоялся долгожданный финиш.
Детали маршрута
Формирование списков для закупок
Раньше сотрудник тратил 48 часов, чтобы собрать данные о потребностях из 15 филиалов. Книги закупались почти вслепую, без оперативной обратной связи от читателей.
Решили проблему просто: создали единую электронную форму фиксации отказов. Доступ открыли каждому библиотекарю. Написали инструкцию, провели семинар, бумажную памятку положили на рабочий стол. Для читателей сделали форму «Комплектуем фонд вместе» на сайте библиотеки.
И теперь общий список на закупку по 15 филиалам формируется за 3 часа. Экономия — 45 часов. Снижение на 93,75%.
Возврат книг и книговыдача
В месяц выдавали 1725 экземпляров. Школьной литературы не хватало, книги задерживали, отказы в выдаче раздражали и читателей, и библиотекарей.
Проанализировали проблему и приняли меры: повесили меловую доску на абонементе со сроком возврата, обновили таблички на кафедрах, нашли шестерых должников среди 8–11 классов, связались с классными руководителями в мессенджерах, обновили скрипт разговора с должником (четкие сроки и вежливая форма), провели «День возвращенной книги» — анонс на входе собрал 5 человек, которые вернули 8 изданий.
Как итог: книговыдача выросла до 1993 экземпляров в месяц. Плюс 15,53%. Должников поубавилось, школьную литературу доукомплектовали.
Навигация, где раньше плутали
Стартовая удовлетворенность навигацией составляла 38,6%. Публичный центр правовой информации посетители искали 4,54 минуты. Диаграмма Спагетти зафиксировала хаотичные маршруты. Как показала анкета: только 27 ответов из 70 получили оценку «очень хорошо».
После того, как установили новые таблички на двух этажах, оформили информационный стол в холле, разработали собственное ПО для интерактивного стола с 3D-моделью этажа, зумом и поворотом. Время поиска сократилось до 1,04 минуты. Удовлетворенность выросла до 60% (42 ответа из 70 - «отлично»).
По отзыву команды, проделанная работа оправдала ожидания полностью. Процессы формирования фонда стали прозрачнее, а качество обслуживания читателей выросло.
📍Проект закрыт, но проложенный маршрут станет путеводителем для новых путешественников. Поздравляем коллег с отличным финишем!
Подписывайтесь на наш канал в МАХ🔗
#ФедеральныйПроект #ПроизводительностьТруда #ОЦК #Культура #лучшиепрактики #коробочныерешения #ОтраслевойЦентрКомпетенций #ПроектныйОфис #Культураулучшений
