Мы много рассказываем про внедрение коробочных решений — это надежный, проверенный инструмент под контролем руководителей проектов. Но есть в федеральном проекте «Производительность труда» и другая, более масштабная по охвату организаций ступень — тиражирование лучших практик. Здесь организации самостоятельно адаптируют и применяют лучшие практики в свои рабочие процессы.
И сегодня в нашей копилке два финиша. Две организации культуры из разных концов страны успешно завершили проекты по тиражированию. Результаты впечатляют, а главное — за ними стоит настоящая командная работа коллективов.
Стоит подчеркнуть, что все участники рабочих групп проектов еще до старта активной фазы прошли обучение инструментам бережливого производства на портале «Производительность.рф». Команды изучили методы картирования процессов, систему 5С, основы решения проблем, хронометраж и диаграмму «Спагетти». Именно эта база позволила грамотно провести диагностику «узких мест», избежать типовых ошибок и сфокусироваться на тех улучшениях, которые дают максимальную отдачу.
Знакомьтесь с героями и их победами:
Государственная научная библиотека Кузбасса им. В.Д. Федорова (г. Кемерово)
Рабочая группа проекта провела самостоятельно глубокий анализ привычных рабочих процессов и пришла к понимаю того, что часто читатель просил книгу, которой нет в фонде, и это превращалось в бумажную волокиту. Сотрудники тратили время на ручной ввод запроса, статус заявки был непонятен, а сама книга могла не соответствовать профилю библиотеки.
Проанализировав ситуацию, коллеги взяли в работу лучшую практику: «Организация процесса определения потребности в документах при комплектовании библиотечного фонда». И это дало результат:
Что сделано:
— Исчезли бумажные тетради отказов — Процесс фиксации читательского спроса переведен в электронную форму;
— Внедрена прозрачная система статусов заявки: «Отказ», «В обработке», «Включен в заказ», «Выполнен». Ранее статус был единственным и не информативным;
— Разработан Профиль комплектования библиотечного фонда — теперь запросы автоматически проверяются на соответствие миссии библиотеки.
Цифры, от которых сердце библиотекаря стало биться быстрее:
— Время протекания процесса обработки одного запроса сократилось с 10 минут 2 секунд до 5 минут 00 секунд (снижение на 50%);
— Количество запросов на документ в течение рабочего дня уменьшилось с 15 до 5 (библиотечный фонд теперь лучше отвечает запросам читателей);
— Доля отказов читателям снизилась с 50% до 20%.
«Ивановский областной координационно-методический центр культуры и творчества» (Ивановская область)
Здесь сотрудники сделали акцент на вопросе продвижения мероприятий. Раньше афиши и анонсы готовились долго, публиковались нерегулярно. По итогу получали низкий охват, а зрители просто не знали о событиях.
Лучшая практика: «Развитие каналов продвижения мероприятий культурно-досугового учреждения» пришла на помощь.
Что сделано:
— Разработаны и внедрены единые шаблоны анонсов, пресс-релизов и пост-релизов;
— Создан контент-план. Теперь публикации выходят системно, а не хаотично;
— Активированы все 5 цифровых каналов (сайт, ВКонтакте, Одноклассники, Telegram, Max) вместо 3, работавших ранее;
— Налажена практика кросс-постинга и повторных анонсов;
— Проведено анкетирование аудитории до и после, чтобы мерить результат не только в просмотрах, но и реальными отзывами.
Цифры, которые доказывают, что культурная жизнь жителей Ивановской области стала насыщеннее:
— Время подготовки и размещения публикации сократилось с 3 дней до 1 дня (– 66%);
— Суммарный охват публикаций за 30 дней вырос на 35% с 12 400 до 16 740 просмотров;
— Индекс охвата поднялся с 72% до 85%;
— Удовлетворенность аудитории качеством информирования взлетела с 73,7% до 90,1%;
— Среднее количество участников мероприятий увеличилось на 12% на событие.
На протяжении всего проекта организации работали в тесной связке
с аналитиками Отраслевого центра компетенций. Все этапы, начиная с подачи заявки и заканчивая правильностью заполнения отчетной документации, проходили под их внимательным присмотром и при непосредственном участии.
Спасибо коллегам из Кемеровской и Ивановской областей за смелость менять привычное и за слаженную командную работу. Вы доказываете, что тиражирование лучших практик — это не бюрократия, а мощный инструмент роста.
Впереди новые регионы и новые бережливые истории!
#ФедеральныйПроект #ПроизводительностьТруда #ОЦК #Культура #лучшиепрактики #коробочныерешения #ОтраслевойЦентрКомпетенций #ПроектныйОфис #Культураулучшений
