Волоколамск — древний город, первое упоминание о котором датируется 1135 годом, со своим кремлем, интересной историей и одной из старейших в Московской области библиотекой. Книги поступали, обрабатывались, выдавались. Но процесс этот напоминал скорее ручную артель, чем современный конвейер. Сотрудники бегали с бумажками, книги располагались на свободных местах, а отчеты занимали несколько дней.
Все изменилось, когда команда Центральной библиотеки МБУ «Волоколамский БЦ» под кураторством руководителя проекта ОЦК Валерии Токаревой взялась за коробочное решение «Организация процесса формирования библиотечного фонда муниципальных общедоступных библиотек». И за два месяца совершила то, что впору называть бережливым чудом.
Раньше, чтобы сверить партию из 100 книг с накладной, сотрудник тратил 91 минуту. Книги в коробках лежали вперемешку, приходилось перебирать, искать, перекладывать. Теперь на это уходит всего 24 минуты. Сокращение на 73,63%. Внесли в договор с поставщиками требование сортировать книги по филиалам еще на этапе упаковки. И внедрили Excel-шаблон с голосовым помощником, который сам озвучивает названия и цены, а сотрудник только распределяет.
Обработка партии из 100 книг до отправки в филиалы раньше занимала 31 час. Сотрудники перекладывали стопки с места на место, искали свободные полки, путались. Переставили мебель, зонировали стеллажи по филиалам, добавили мобильную тележку. Время упало до 16 часов. Экономия 48,39%. Теперь каждая книга сразу попадает в свою зону.
Каталогизация 10 книг раньше занимала 178 минут. Сотрудники вручную ставили штамп на 17-й странице, вклеивали формуляры, кармашки, листки возврата. Много лишней работы, не регламентированной законодательно. Отменили эти этапы локальным актом, закупили автоматический нумератор и принтер для наклеек. Теперь — 94 минуты. Минус 47,19%.
Внедрили SMM-стратегию, контент-план, стандарт оформления постов. Уровень удовлетворенности каналом MAX вырос на 29,7%, с 70,94% до 92%, ВКонтакте – на 16,75%, с 77,09% до 90%. Теперь афиши не просто висят, а работают.
Дополнительно разработали стандарт общения с посетителями, и уровень удовлетворенности качеством сервиса подскочил на 22,78%, с 76,54% до 94%. Больше никаких жалоб.
А самая фантастическая цифра — создание общего отчета по справкам для формы 6-НК раньше занимало 1710 минут — это почти 28,5 часов. Ручной сбор данных из всех филиалов, сверка, переписывание. После того, как внедрили Яндекс.Форму и стандартизировали учет, затрачиваемое время работы стало — 10 минут. Сокращение на 99,42%. То, что раньше отнимало целую рабочую неделю, теперь умещается в небольшой перерыв.
На итоговом совещании в Волоколамской библиотеке присутствовали:
Светлана Суглобова, заместитель руководителя ОЦК, отметила впечатляющий рост и серьезные результаты, пожелав команде не останавливаться на достигнутом.
Семен Сепиашвили, заместитель начальника управления цифровой трансформации, развития культурно-досуговой и библиотечной деятельности Минкультуры Московской области, поздравил коллектив с завершением проекта и сказал: «Не сбавляйте оборотов». Команда пообещала: «Мы и не собираемся».
Волоколамская библиотека больше не ищет потерянное время. Она его бережет. Впереди новые идеи и еще более крутые изменения. Потому что бережливые технологии — это не разовая акция, а стиль жизни.
Поздравляем команду с отличным финишем. Дальше — больше.
Подписывайтесь на наш канал в МАХе🔗
#ФедеральныйПроект #ПроизводительностьТруда #ОЦК #Культура #лучшиепрактики #коробочныерешения #ОтраслевойЦентрКомпетенций #ПроектныйОфис
