В Центральной библиотеке МУК «Красногорская централизованная библиотечная система» кипела привычная жизнь: читатели, книги, события. Но за этой суетой скрывалось то, чего часто не видно со стороны, — часы, которые утекали в рутину. Сверка книг с накладными, обработка партий, формирование списков по отказам, желание угодить читателю. Каждый день сотрудники тратили на это время, которое могли бы провести с читателями.
Так было. Пока библиотека не вошла в федеральный проект «Производительность труда». Проанализировав все рабочие моменты, для спецоперации по спасению времени, выбрали коробочное решение — «Организация процесса формирования библиотечного фонда муниципальной общественной библиотеки».
В бой вступила рабочая группа под руководством Валерии Токаревой — руководителя проекта ОЦК. Цель — вернуть библиотеке ее главный ресурс: время.
Что нашли и что изменили?
Для начала команда организовала диагностику: замеряла каждый шаг, изучала, где застревают книги, где рвутся связи, где теряются минуты. Картирование процессов, хронометраж, анализ. Вскрылись болевые точки. Оказалось, что сверка партии из 100 экземпляров занимала 196,2 минуты — больше трех часов. Обработка партии от поступления до отправки в филиалы растягивалась на 29,4 часа. А формирование списка литературы по отказам отнимало 39,2 часа.
Началась активная фаза. Внедрение улучшений, перестройка процессов, отладка каждого этапа. Сорок дней напряженной работы — и вот первые результаты.
Сверка той же партии книг теперь занимает 37,4 минуты вместо 196,2. Скорость выросла почти в пять раз.
Обработка партии сократилась с 29,4 до 14,7 часа – быстрее на 49,9%.
Список литературы по отказам формируется за 15,5 часа вместо 39,2. Сокращение на 60,5%.
Уровень удовлетворенности процессом информирования о возврате книг изначально составлял 81,7%. В процессе внедрения разработали единый стандарт взаимодействия: речевые модули для телефонных разговоров, шаблоны SMS и сообщений в мессенджерах, тексты для email-рассылки, информационную табличку со сроками возврата. В результате показатель вырос до 95%.
Обратили внимание на соцсети. Изначальные просмотры контента в ВКонтакте составляли 11,5 тыс./мес. Провели SWOT-анализ, разработали SMM-стратегию, создали новый рубрикатор, внедрили контент-план. Результат — 25,1 тыс./мес. Повышение на 118,3%.
За этими цифрами — живые часы, которые теперь можно потратить на то, ради чего читатели приходят в библиотеку: на общение, на помощь читателям, на новые идеи.
На итоговом совещании команду поздравили Семен Сепиашвили — заместитель начальника управления цифровой трансформации, развития культурно-досуговой и библиотечной деятельности Минкультуры Московской области, и Светлана Суглобова — заместитель руководителя Отраслевого центра компетенций. Поддержать коллег приехала и Елена Замышляйченко — директор Московской губернской универсальной библиотеки, главного методического центра для библиотек Подмосковья. Все гости отметили: Красногорская ЦБС стала еще одним доказательством того, что бережливые технологии в культуре — не теория, а реальный инструмент. А главное — сотрудники начали смотреть на привычные процессы по-новому.
Работа показала прекрасные результаты. В библиотеке теперь есть четкие регламенты, прозрачные процессы и команда, которая знает, как работать бережливо. Операция «Чистый фонд» выполнена.
Поздравляем команду Красногорской ЦБС и желаем не останавливаться на достигнутом.
#ФедеральныйПроект #ПроизводительностьТруда #ОЦК #Культура #лучшиепрактики #коробочныерешения #ОтраслевойЦентрКомпетенций #ПроектныйОфис #Культураулучшений
