Центральная городская библиотека имени В.И. Ленина в Нижнем Новгороде — мозг и сердце огромной сети из 114 муниципальных библиотек, разбросанных по всему городу. Именно здесь, при помощи системы АБИС МАРК Cloud, формируется выбор книг, которые окажутся на полках, а также определяется, как их будут находить читатели и сколько времени потребуется на этот процесс. Но до недавнего времени даже у такого мощного механизма были «узкие места».
Команда библиотеки вместе с руководителем проекта ОЦК Оксаной Ткаченко провела масштабную перенастройку процессов. Коробочное решение «Организация процесса формирования библиотечного фонда муниципальной общедоступной библиотеки» внедрялось не для одной точки, а для всей библиотечной системы города.
Что изменилось
Формирование списков для закупок раньше занимало 40 часов. Сотрудники обрабатывали запросы читателей вручную, сводили данные из разных источников. Внедрили электронный журнал отказов в системе АБИС МАРК Cloud, разработали инструкцию, обучили персонал. Теперь время сократилось до 16 часов. Экономия 60%.
Читатели часто задерживали книги — 395 невозвратов в месяц. Установили табличку с датой возврата на кафедре, настроили автоматическое оповещение на электронную почту читателей за три дня до срока. Разработали инструкцию по работе с должниками. Результат: 349 невозвратов. Снижение на 11,64%.
Инвентаризация фонда требовала постоянного переноса тяжелых топографических ящиков между кабинетами. Сотрудник проходил 89 метров, чтобы проверить 10 книг, и тратил на это 8 минут. Поставили задачу разработчикам АБИС МАРК Cloud создать электронный список для сканирования штрихкодов. Теперь путь сократился до 32 метров, а время до 5 минут. Минус 37,5%. И это не просто экономия — это реальное улучшение условий труда для сотрудников.
Важно отметить, что автоматизация работы в АБИС МАРК Cloud позволила не просто ускорить процессы внутри одной библиотеки. Система теперь автоматически формирует и распространяет электронный список фонда среди 87 муниципальных библиотек Нижнего Новгорода с дальнейшей перспективой на все 114 отделений. Это решение выходит за рамки коробочного — оно разработано самостоятельно в ходе проекта и уже показало свою эффективность. В ближайшее время аналитики ОЦК отработают его как новую лучшую практику, которую можно будет тиражировать на другие регионы.
Преобразования рабочих процессов были масштабированы практически на все библиотеки Нижнего Новгорода. Это значит, что изменения коснулись не одного здания, а целой городской сети.
Итоговое совещание посетила Вероника Алексеева, заместитель генерального директора, руководитель Отраслевого центра компетенций ФГБУК «Центр культурных стратегий и проектного управления». Также в совещании принял участие представитель министерства культуры Нижегородской области — ведущий консультант отдела организационно-правовой работы Кристина Пухова. Гости высоко оценили системную работу команды. А Вероника Алексеева отдельно отметила разработанное решение по автоматизации работы в АБИС МАРК Cloud как перспективную находку проекта, достойную статуса лучшей практики.
Проект завершен, но стандарты, инструкции, электронные формы остались. Библиотека имени Ленина стала не просто участником проекта — она стала проводником бережливых технологий для всего города. А одно из решений, рожденных здесь, скоро станет практикой для всей страны.
Поздравляем команду — это серьезный масштаб. И он только начинает расти.
#ФедеральныйПроект #ПроизводительностьТруда #ОЦК #Культура #лучшиепрактики #коробочныерешения #ОтраслевойЦентрКомпетенций #ПроектныйОфис
