Представьте себе процесс написания книги. Сначала рождается замысел, потом черновые работы автора, затем редактура, вычитка корректора, а в финале типография и долгожданная премьера. Примерно так же устроен процесс формирования библиотечного фонда. Только автор — сотрудники отдела научной обработки документов и организации каталогов (ОНОДиОК — согласитесь, звучит как настоящий литературный код). Вместо чернил минуты и часы, которые утекают как песок.
Экспозиция
ГБУК НО «Нижегородская государственная областная универсальная научная библиотека им. В.И. Ленина» (сокращенное название НГОУНБ -тоже звучит как таинственный шифр) решила переписать свою технологическую прозу в бестселлер. Рабочая группа при поддержке руководителя проекта ОЦК Михаила Журавлева взялась за работу и после двух месяцев кропотливых творческих мук, поставила финальную точку.
Вводная часть, развитие действий и кульминация
За этот небольшой календарный период библиотечная «редактура» дала впечатляющие цифры:
За кулисами литературной лаборатории произошли важные перемены.
Во-первых, автоматизировали формирование и печать книжного формуляра и трех карточек для топографического каталога. Больше никакого ручного заполнения — только принтер, четкость и единый стандарт.
Техническая доработка книг (оформление формуляра и карточек) раньше занимала 10 минут на экземпляр. Использовали ручку и кропотливый труд. Когда внедрили автоматизацию процесса, работа стала занимать 5,5 минуты. Снижение на 45%.
Во-вторых, изменили технологическую карту: раскладка книг по форматам теперь происходит одновременно со сверкой с товарными накладными.
Инвентаризация с раскладкой по форматам изначально была 20 минут на книгу. Теперь литературу сортируют по форматам сразу при сверке, и на инвентаризацию тратится 10,25 минуты. Снижение — 49%.
В-третьих, изменили рабочее пространство. Систематизаторы и каталогизаторы раньше сидели разрозненно, передавая книги с потерями рабочего времени. Перепланировка рабочих мест оптимизировала данный процесс.
На систематизацию книг уходила 21 минута. Дефицит пространства заставлял сотрудников располагать книги в произвольном порядке, по свободным местам. После того, как организовали места хранения по отраслям знаний с визуализацией, то стало уходить всего 11 минут. Снижение — 48%.
Каталогизация ранее отнимала 22 минуты. Переставили рабочие места сотрудников, чтобы они работали рядом, без лишних перемещений. И время работы сократилось до 12 минут. Снижение — 45%.
В-четвертых, организовали стеллажное хранение обработанных книг с визуализацией: каждая стопка подписана, каждый отдел-фондодержатель видит свою зону.
Передача книг отделам-фондодержателям (партия 50 книг) требовала до 70 минут. Книги лежали вперемешку. Организовали специальный стеллаж с визуализацией мест размещения. Время процесса стало 52 минуты. Снижение — 26%.
Иными словами, работа библиотеки ускорилась на каждом этапе — от получения книги до ее передачи в фонд библиотеки.
Финальная глава
На закрытие проекта собрался целый «издательский совет».
Присутствовали:
Ирина Константиновна Вагина — заместитель министра культуры Нижегородской области;
Анна Сергеевна Болтоногова — начальник отдела организационно-правовой работы Министерства культуры Нижегородской области;
Вероника Вячеславовна Алексеева — заместитель генерального директора, руководитель Отраслевого центра компетенций ФГБУК «Центр культурных стратегий и проектного управления».
Ирина Вагина поблагодарила команду за результат и дала наставления по подготовке к распространению бережливых методик в учреждениях культуры Нижегородской области, по переходу к роли наставников и проводников полученных в проекте знаний.
Послесловие
Проект завершен. Но полученный опыт станет сиквелом для новых бережливых «произведений».
Поздравляем команду НГОУНБ! Книга эффективности написана, и она определенно достойна стать бестселлером.
Не грузит Телеграм? Подписывайтесь на наш канал в МАХ
#ФедеральныйПроект #ПроизводительностьТруда #ОЦК
